3 Methoden: Excel Datei mit Passwort Schützen

Indem Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe mit einem Kennwort schützen, können Sie verhindern, dass unbefugte Benutzer die Arbeitsmappe öffnen und/oder die Arbeitsmappe bearbeiten.

Sie legen ein Kennwort für das Öffnen der Excel-Arbeitsmappendatei fest, wenn es sich um eine Kalkulationstabelle handelt, deren Daten so sensibel sind, dass nur ein bestimmter Personenkreis im Unternehmen Zugriff darauf haben sollte (z. B. Kalkulationstabellen, die sich mit persönlichen Daten und Gehältern befassen).

Nachdem Sie das Kennwort festgelegt haben, das zum Öffnen der Excel-Arbeitsmappe erforderlich ist, müssen Sie dieses Kennwort natürlich an die Personen weitergeben, die Zugriff darauf benötigen, um ihnen das Öffnen der Arbeitsmappendatei zu ermöglichen.

Methode 1: Kennwortschutz für eine Excel-Arbeitsmappendatei

Beginnen wir damit, eine ganze Excel-Datei (oder Arbeitsmappe) mit einem Kennwort zu schützen, um zu verhindern, dass andere sie öffnen.

Schritt 1: Öffnen Sie in Excel das Dokument, das Sie mit einem Kennwort schützen möchten.

Schritt 2: Klicken Sie auf Datei, gefolgt von Info.

Schritt 3: Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Arbeitsmappe schützen. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Mit Kennwort verschlüsseln aus.

Schritt 4: Excel wird Sie dann auffordern, ein Passwort einzugeben. Wählen Sie ein kompliziertes und einzigartiges Passwort und notieren Sie es in Ihrem Passwort-Manager.

klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitsmappe schützen. Wählen Sie im Einblendmenü die Option Mit Kennwort verschlüsseln aus.

Es ist von größter Wichtigkeit, dass Sie es sich merken oder Zugang zu einer Kopie davon an einem sicheren Ort haben, denn wenn Sie es vergessen, verlieren Sie den Zugriff auf die Excel-Datei und die Wiederherstellung wird kompliziert.

Es gibt keine Möglichkeit, auf ein vergessenes Kennwort zuzugreifen, also bewahren Sie es in einem Kennwortmanager oder einer ähnlichen Methode auf, für den Fall, dass es vergessen wird.

Passwort eingeben

Von nun an werden Sie jedes Mal, wenn Sie versuchen, diese Datei zu öffnen, von Excel aufgefordert, Ihr neu gewähltes Kennwort einzugeben. Beachten Sie, dass dieses Kennwort nur dieses einzelne Dokument schützt, nicht jedes Excel-Dokument auf Ihrem PC.

Wenn Sie möchten, dass alle Excel-Dateien einen ähnlichen Schutz haben, müssen Sie jede Datei einzeln mit einem Kennwort schützen oder sich erweiterte Schutzfunktionen ansehen.

Wenn Sie sehen möchten, ob eine Excel-Datei mit einem Kennwort geschützt ist oder nicht, sehen Sie sich auf der Registerkarte “Info” des Dokuments den Abschnitt “Arbeitsmappe schützen” an. Dort erfahren Sie, ob zum Öffnen ein Kennwort erforderlich ist oder nicht.

Es wird Ihnen angezeigt, ob zum Öffnen ein Kennwort erforderlich ist oder nicht.

In Excel können Sie bei Bedarf auch weitere angepasste Sicherheitsoptionen auf Ihre Datei anwenden. Es ist wichtig zu wissen, was diese anderen Optionen bewirken, damit Sie die richtige Sicherheit für Ihr Projekt erstellen können.

Siehe auch:  Excel Bedingte Formatierung Kopieren (4 Methoden)

Unter Dokument schützen finden Sie mehrere zusätzliche Funktionen, die sich als nützlich erweisen können:

Als endgültig markieren: Damit wird die Datei als abgeschlossen markiert, was andere Personen wissen lässt, dass sie keine Änderungen vornehmen sollten. Mit dieser Option werden die Daten allerdings nicht mit einem Kennwort geschützt, sie bietet also keine Sicherheit.

Aktuelles Blatt schützen: Damit wird das aktuell ausgewählte Arbeitsblatt mit einem Kennwort geschützt, so dass andere Personen keine Änderungen vornehmen können. Dies ist eine praktische Option, wenn Sie nur ein Blatt in der Arbeitsmappe schützen wollen und es Ihnen nichts ausmacht, wenn andere Personen die Daten sehen können – Sie wollen nur nicht, dass sie etwas verändern.

Sie werden feststellen, dass es auch eine Option für die Arbeitsmappenstruktur gibt, die Daten in der gesamten Arbeitsmappe vor Änderungen schützt, es sei denn, jemand hat das Kennwort.

Zugriff einschränken: Vor allem Unternehmen profitieren davon, den Zugriff auf Excel-Dateien einzuschränken. Unternehmen wissen, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf das System des Unternehmens haben, und dennoch sind einige nicht berechtigt, bestimmte Dokumente zu öffnen.

So wie die IT-Abteilung Sicherheitsvorlagen erstellt hat, die Excel-Dateien vor bestimmten Benutzern schützen, unterstützt die Funktion “Zugriff einschränken” diese Einstellungen.

Sie ist hilfreich in großen Gruppen, in denen einige Personen auf Daten zugreifen müssen, aber nicht jeder in das Dokument hinein- und herausgehen darf.

Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu: Sie können garantieren, dass nur Sie Zugriff auf und Kontrolle über Ihre Excel-Dateien haben, indem Sie eine einzigartige und unnachahmliche digitale Signatur einrichten.

Methode 2: Passwortschutz für die Struktur der Excel-Arbeitsmappe

Als Nächstes lernen wir, wie Sie die Struktur einer Excel-Arbeitsmappe schützen können. Mit dieser Option wird sichergestellt, dass keine Blätter innerhalb der Arbeitsmappe gelöscht, hinzugefügt oder neu angeordnet werden.

Wenn Sie möchten, dass jeder auf die Arbeitsmappe zugreifen kann, aber die Änderungen, die sie an einer Datei vornehmen können, einschränken, ist dies ein guter Anfang. Dies schützt die Struktur der Arbeitsmappe und schränkt ein, wie der Benutzer die Blätter innerhalb der Arbeitsmappe ändern kann.

Um diesen Schutz zu aktivieren, gehen Sie in der Multifunktionsleiste von Excel auf die Registerkarte Überprüfen und klicken Sie auf Arbeitsmappe schützen.

Passwortschutz für die Struktur der Excel-Arbeitsmappe

Sobald diese Option aktiviert ist, tritt Folgendes in Kraft:

  • Der Arbeitsmappe können keine neuen Blätter hinzugefügt werden.
  • Es können keine Blätter aus der Arbeitsmappe gelöscht werden.
  • Blätter können nicht mehr aus der Sicht des Benutzers ein- und ausgeblendet werden.
  • Der Benutzer kann die Blattregisterkarten nicht mehr per Drag & Drop verschieben, um sie in der Arbeitsmappe neu anzuordnen.

Natürlich kann vertrauenswürdigen Benutzern das Passwort gegeben werden, um den Schutz der Arbeitsmappe aufzuheben und sie zu ändern. Um den Schutz einer Arbeitsmappe aufzuheben, klicken Sie einfach erneut auf die Schaltfläche Arbeitsmappe schützen und geben das Kennwort ein, um den Schutz der Excel-Arbeitsmappe aufzuheben.

Siehe auch:  [Gelöst] Excel Tabelle in Word Einfügen (3 Methoden)

Methode 3: So schützen Sie Zellen in Excel

Kommen wir nun zu den wirklich detaillierten Methoden zum Schutz einer Tabellenkalkulation. Bisher haben wir uns mit dem Passwortschutz einer ganzen Arbeitsmappe oder der Struktur einer Excel-Datei beschäftigt.

In diesem Abschnitt gehen wir darauf ein, wie Sie Ihre Zellen in Excel mit spezifischen Einstellungen schützen können. Wir behandeln, wie Sie bestimmte Arten von Änderungen an Teilen Ihrer Kalkulationstabelle zulassen oder blockieren können.

Um zu beginnen, suchen Sie in Excel die Registerkarte Überprüfen und klicken Sie auf Blatt schützen. Im Popup-Fenster sehen Sie eine große Auswahl an Optionen.

In diesem Fenster können Sie einstellen, wie Sie die Zellen in Ihrer Excel-Tabelle schützen möchten. Für den Moment lassen wir die Einstellungen auf ihren Standardwerten.

Suchen Sie in Excel die Registerkarte “Überprüfen” und klicken Sie auf “Blatt schützen”.

Diese Option ermöglicht einen sehr spezifischen Schutz Ihrer Kalkulationstabelle. Standardmäßig sperren die Optionen das Arbeitsblatt fast vollständig.

Fügen wir ein Kennwort hinzu, damit das Blatt geschützt ist. Wenn Sie an dieser Stelle OK drücken, sehen wir uns an, was passiert, wenn Sie versuchen, eine Zelle zu ändern.

Excel gibt eine Fehlermeldung aus, dass die Zelle geschützt ist, was genau das ist, was wir wollten.

Im Grunde ist diese Option entscheidend, wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihr Arbeitsblatt nicht von anderen, die Zugriff auf die Datei haben, geändert wird. Mit der Funktion “Blatt schützen” können Sie die Kalkulationstabelle selektiv schützen.

Um den Schutz des Blattes aufzuheben, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Blatt schützen und geben das Kennwort erneut ein, um die dem Blatt hinzugefügten Schutzmaßnahmen zu entfernen.

Mit dem Menü “Blatt schützen” können Sie die Optionen für den Blattschutz verfeinern. Jedes der Kästchen in diesem Menü lässt den Benutzer etwas mehr innerhalb eines geschützten Arbeitsblatts ändern.

Um einen Schutz zu entfernen, markieren Sie das entsprechende Kästchen in der Liste. Sie könnten dem Benutzer des Arbeitsblatts zum Beispiel erlauben, Zellen zu formatieren, indem Sie das entsprechende Kästchen aktivieren.

Hier sind zwei Ideen, wie Sie dem Benutzer selektiv erlauben könnten, das Arbeitsblatt zu ändern:

  • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen Zellen, Spalten und Zeilen formatieren, damit der Benutzer das visuelle Erscheinungsbild von Zellen ändern kann, ohne die ursprünglichen Daten zu verändern.
  • Das Kontrollkästchen Spalten und Zeilen einfügen könnte aktiviert werden, damit der Benutzer weitere Daten hinzufügen kann, während die Originalzellen geschützt werden.
  • Wichtig ist, dass das Kontrollkästchen Arbeitsblatt und Inhalt der gesperrten Zellen schützen aktiviert bleibt. Dadurch werden die Daten innerhalb der Zellen geschützt.

Wenn Sie mit wichtigen Finanzdaten oder Formeln arbeiten, die bei der Entscheidungsfindung verwendet werden, müssen Sie die Kontrolle über die Daten behalten und sicherstellen, dass sie nicht verändert werden. Die Verwendung dieser Arten von gezieltem Schutz ist eine wichtige Excel-Fähigkeit, die Sie beherrschen sollten.

Siehe auch:  Excel Ausgeblendete Zeilen Einblenden (Schnell und Einfach)

Was ist, wenn ich ältere Versionen von Excel verwende?

  1. Bei älteren Versionen von Excel ist der Vorgang etwas langwieriger. Öffnen Sie die Excel-Datei, die Sie schützen möchten. Wählen Sie auf der Registerkarte “Datei” die Option “Speichern unter“. Wenn Sie die neueste Version von Excel verwenden, müssen Sie auf den Link Weitere Optionen klicken, wenn Sie versuchen, die Datei zu speichern.
  2. Es sollte ein neues Dialogfeld erscheinen, mit einem Dropdown-Menü Extras neben der Schaltfläche Speichern am unteren Rand. Klicken Sie auf Extras und wählen Sie Allgemeine Optionen…
  3. Nun sollte sich ein weiteres, kleineres Feld öffnen, in dem Ihnen zwei Schutzmöglichkeiten zur Auswahl stehen. Je nach Verwendungszweck der Excel-Datei können Sie ein Kennwort zum Öffnen oder zum Ändern der Datei verlangen.
  4. Nachdem Sie das gewünschte Kennwort eingegeben haben, klicken Sie auf OK. Sie müssen dann das Kennwort noch einmal eingeben, um es zu bestätigen.

Festlegen von Kennwörtern für andere Tabellenkalkulationsprogramme

Microsoft OneDrive und Office 365

Da Microsoft OneDrive und Office 365 besitzt, handelt es sich bei der Tabellenkalkulations-App glücklicherweise nur um Excel. Der Prozess des Passwortschutzes ist fast derselbe, außer dass Sie nur Zugang zu diesem Prozess haben, wenn Sie für OneDrive oder Office 365 Premium bezahlen.

OneDrive und Google Drive ähneln sich insofern, als dass keiner der beiden kostenlosen Dienste wirklich einen vollständigen Passwortschutz bieten kann, es sei denn, Sie haben bereits OneDrive Premium oder Microsoft Office erworben.

Google Sheets

Google Sheets funktioniert ein wenig anders. Leider sind die einzigen Optionen, die Sie für den Schutz haben, zu verhindern, dass jemand Ihre Tabellenkalkulationen modifiziert.

Aufgrund der Funktionsweise von Google Drive müssen Sie die Datei selbst bereitstellen und die Berechtigungen ändern, damit andere sie anzeigen können.

Personen können immer noch Informationen aus der Datei kopieren und einfügen – sie können nur nichts ändern.

Öffnen Sie die Arbeitsblattdatei, die Sie schützen möchten. Klicken Sie in den Dropdown-Menüs am oberen Rand des Bildschirms auf Daten. Von dort aus klicken Sie auf Geschützte Blätter und Bereiche.

Nun können Sie auswählen, welchen Teil des Arbeitsblatts Sie schützen möchten. Wenn Sie Blatt auswählen, wird die gesamte Datei geschützt, während Sie bei der Auswahl von Bereich die Zellen auswählen müssen, die Sie vor Änderungen schützen möchten. Für die Zwecke dieses Handbuchs wählen wir Blatt.

Klicken Sie auf + Ein Blatt oder einen Bereich hinzufügen. Klicken Sie nun auf Berechtigungen festlegen.

Sie erhalten eine Auswahl an Personen, die das Blatt bearbeiten dürfen. Fügen Sie dieser Liste hinzu, wen Sie wollen. Klicken Sie nun auf Fertig.