[Gelöst] Excel Spalte Alphabetisch Sortieren

In diesem Lernprogramm lernen Sie einige schnelle und einfache Möglichkeiten kennen, wie Sie Excel alphabetisch ordnen können. Es bietet auch Lösungen für nicht-triviale Aufgaben, z. B. wie man nach dem Nachnamen alphabetisiert, wenn die Einträge mit dem Vornamen beginnen.

Alphabetisieren in Excel ist so einfach wie das ABC. Egal, ob Sie ein ganzes Arbeitsblatt oder einen ausgewählten Bereich, vertikal (eine Spalte) oder horizontal (eine Zeile), aufsteigend (A bis Z) oder absteigend (Z bis A) sortieren, in den meisten Fällen kann die Aufgabe mit einem Tastendruck erledigt werden.

In manchen Situationen können die eingebauten Funktionen jedoch ins Straucheln geraten, aber Sie können immer noch einen Weg finden, mit Formeln nach dem Alphabet zu sortieren.

Dieser Lehrgang zeigt Ihnen einige schnelle Möglichkeiten, in Excel alphabetisch zu sortieren, und zeigt Ihnen, wie Sie Probleme beim Sortieren vorhersehen und vermeiden können.

Wie man in Excel alphabetisch sortiert

Insgesamt gibt es 3 Hauptmöglichkeiten, in Excel alphabetisch zu sortieren: A-Z oder Z-A, die Sortierfunktion und der Filter. Im Folgenden finden Sie die detaillierte Anleitung zu jeder Methode.

Methode 1: So sortieren Sie eine Spalte alphabetisch

Der schnellste Weg, in Excel alphabetisch zu sortieren, ist folgender:

  • Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Spalte, die Sie sortieren möchten.
  • Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Sortieren und Filtern entweder auf A-Z, um aufsteigend zu sortieren, oder auf Z-A, um absteigend zu sortieren. Erledigt!
klicken Sie entweder auf A-Z, um aufsteigend zu sortieren, oder auf Z-A, um absteigend zu sortieren. Erledigt!

Alternativ: Die gleichen Schaltflächen können auch über die Registerkarte Start > Gruppe Bearbeiten > Sortieren und Filtern aufgerufen werden:

Registerkarte Start > Gruppe Bearbeiten > Sortieren und Filtern

In jedem Fall wird Excel Ihre Liste sofort alphabetisch ordnen:

Excel wird Ihre Liste sofort alphabetisch ordnen (A-Z)

Tipp. Nachdem Sie die Sortierung durchgeführt haben und bevor Sie etwas anderes tun, sehen Sie sich die Ergebnisse genau an. Wenn etwas falsch aussieht, klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig, um die ursprüngliche Reihenfolge wiederherzustellen.

Alphabetisieren und Zeilen zusammenhalten

Wenn Ihr Datensatz zwei oder mehr Spalten enthält, können Sie mit der Schaltfläche A-Z oder Z-A eine der Spalten alphabetisch ordnen und Excel verschiebt automatisch die Daten in den anderen Spalten, wobei die Zeilen intakt bleiben.

In manchen Situationen, meist wenn nur eine oder wenige Zellen in der Mitte Ihres Datensatzes ausgewählt sind, ist sich Excel nicht sicher, welchen Teil der Daten es sortieren soll und fragt nach Ihren Anweisungen. Wenn Sie die gesamte Tabelle sortieren möchten, lassen Sie die Standardoption Auswahl erweitern aktiviert und klicken Sie auf Sortieren.

Wenn Sie die gesamte Tabelle sortieren möchten, lassen Sie die Standardoption Auswahl erweitern aktiviert und klicken Sie auf Sortieren

Methode 2: Filtern und alphabetisch sortieren in Excel

Eine weitere schnelle Möglichkeit, in Excel alphabetisch zu sortieren, ist das Hinzufügen eines Filters. Das Schöne an dieser Methode ist, dass sie nur einmal eingerichtet werden muss – sobald der Autofilter angewendet wird, sind die Sortieroptionen für alle Spalten nur einen Mausklick entfernt.

Siehe auch:  3 Methoden: Excel Verweis Auf Anderes Tabellenblatt

Das Hinzufügen eines Filters zu Ihrer Tabelle ist einfach:

  • Wählen Sie eine oder mehrere Spaltenüberschriften aus.
  • Klicken Sie auf der Registerkarte “Home” in der Gruppe “Bearbeiten” auf “Sortieren und Filtern” > “Filter“.
  • In jeder der Spaltenüberschriften werden kleine Dropdown-Pfeile angezeigt. Klicken Sie auf den Einblendpfeil für die Spalte, die Sie in alphabetische Reihenfolge bringen möchten, und wählen Sie Sortieren A bis Z:
Klicken Sie auf der Registerkarte “Home” in der Gruppe “Bearbeiten” auf “Sortieren und Filtern” > “Filter“.

Die Spalte ist sofort alphabetisch sortiert, und ein kleiner Pfeil nach oben auf der Filter-Schaltfläche zeigt die Sortierreihenfolge an (aufsteigend).

Um die Reihenfolge umzukehren, wählen Sie im Dropdown-Menü des Filters Sortieren Z nach A.

Um den Filter zu entfernen, klicken Sie einfach erneut auf die Schaltfläche Filter.

So bringen Sie mehrere Spalten in alphabetische Reihenfolge

Falls Sie Daten in mehreren Spalten alphabetisch anordnen möchten, verwenden Sie den Excel-Befehl “Sortieren”, der Ihnen mehr Kontrolle darüber gibt, wie Ihre Daten sortiert werden.

Als Beispiel fügen wir unserer Tabelle eine weitere Spalte hinzu und ordnen die Einträge dann alphabetisch zuerst nach Region und dann nach Name:

die Einträge alphabetisch zuerst nach Region und dann nach Name

Führen Sie dazu bitte die folgenden Schritte aus:

  • Wählen Sie die gesamte Tabelle aus, die Sie sortieren möchten.

In den meisten Fällen können Sie nur eine Zelle auswählen und Excel wird den Rest der Daten automatisch auswählen, aber dies ist eine fehleranfällige Vorgehensweise, besonders wenn es einige Lücken (leere Zellen) innerhalb Ihrer Daten gibt.

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Sortieren & Filtern auf die Schaltfläche Sortieren
  • Das Dialogfeld “Sortieren” wird eingeblendet, wobei die erste Sortierstufe automatisch nach den Vorstellungen von Excel erstellt wird.

Wählen Sie im Dropdown-Feld Sortieren nach die Spalte aus, die Sie zuerst alphabetisch sortieren möchten, in unserem Fall Region. In den anderen beiden Feldern lassen Sie die Standardeinstellungen: Sortieren nach – Zellwerte und Reihenfolge – A bis Z.

Tipp. Wenn in der ersten Auswahlliste Spaltenbuchstaben anstelle von Überschriften angezeigt werden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Meine Daten haben Überschriften.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Ebene hinzufügen, um die nächste Ebene hinzuzufügen und die Optionen für eine weitere Spalte auszuwählen.

In diesem Beispiel sortiert die zweite Ebene die Werte in der Spalte Name alphabetisch von A bis Z:

So bringen Sie mehrere Spalten in alphabetische Reihenfolge

Tipp. Wenn Sie nach mehreren Spalten mit denselben Kriterien sortieren, klicken Sie auf Ebene kopieren statt auf Ebene hinzufügen. In diesem Fall müssen Sie nur im ersten Feld eine andere Spalte auswählen.

  • Fügen Sie bei Bedarf weitere Sortierebenen hinzu, und klicken Sie auf OK.
Siehe auch:  4 Methoden: Stunden In Dezimal Umrechnen Excel

Excel wird Ihre Daten in der angegebenen Reihenfolge sortieren. Wie im Screenshot unten zu sehen ist, ist unsere Tabelle alphabetisch genau so angeordnet, wie es sein sollte: zuerst nach Region und dann nach Name.

So sortieren Sie Zeilen in Excel alphabetisch

Wenn Ihre Daten horizontal angeordnet sind, möchten Sie sie vielleicht zeilenübergreifend alphabetisch sortieren. Dies kann auch mit Hilfe der Excel-Sortierfunktion geschehen. So geht’s:

  • Wählen Sie den Bereich aus, den Sie sortieren möchten. Wenn Ihre Tabelle Zeilenbeschriftungen hat, die nicht verschoben werden sollen, lassen Sie diese unbedingt weg.
  • Gehen Sie zur Registerkarte Daten > Gruppe Sortieren und Filtern und klicken Sie auf Sortieren.
  • Klicken Sie im Dialogfeld “Sortieren” auf die Schaltfläche Optionen…
  • Wählen Sie im kleinen Dialogfeld “Sortieroptionen”, das angezeigt wird, die Option “Von links nach rechts sortieren” und klicken Sie auf “OK”, um zum Dialogfeld “Sortieren” zurückzukehren.
  • Wählen Sie in der Einblendliste Sortieren nach die Zeilennummer aus, die Sie alphabetisch sortieren möchten (in diesem Beispiel Zeile 1). In den anderen beiden Feldern sind die Standardwerte ausreichend, also behalten wir sie bei (Zellenwerte im Feld Sortieren nach und A bis Z im Feld Reihenfolge) und klicken auf OK.

Als Ergebnis wird die erste Zeile in unserer Tabelle in alphabetischer Reihenfolge sortiert, und der Rest der Daten wird entsprechend umgeordnet, wobei alle Korrelationen zwischen den Einträgen erhalten bleiben.

Probleme beim alphabetischen Sortieren in Excel

Die Sortierfunktionen von Excel sind erstaunlich, aber wenn Sie mit unvollkommen strukturierten Daten arbeiten, können die Dinge furchtbar schief gehen. Hier sind die zwei häufigsten Probleme.

Leere oder ausgeblendete Spalten und Zeilen

Wenn es leere oder verdeckte Zeilen und Spalten in Ihren Daten gibt und Sie nur eine Zelle markieren, bevor Sie auf die Schaltfläche “Sortieren” klicken, wird nur der Teil Ihrer Daten bis zur ersten leeren Zeile und/oder Spalte sortiert.

Eine einfache Lösung besteht darin, die Leerzeichen zu entfernen und alle ausgeblendeten Bereiche vor dem Sortieren einzublenden. Oder wählen Sie zuerst die gesamte Tabelle aus und sortieren Sie dann alphabetisch.

Unerkennbare Spaltenüberschriften

Wenn Ihre Spaltenüberschriften anders formatiert sind als der Rest der Daten, ist Excel intelligent genug, um sie zu erkennen und von der Sortierung auszuschließen.

Wenn die Kopfzeile jedoch keine spezielle Formatierung aufweist, werden Ihre Spaltenüberschriften höchstwahrscheinlich als normale Einträge behandelt und landen irgendwo in der Mitte der sortierten Daten.

Um dies zu verhindern, wählen Sie nur die Datenzeilen aus und sortieren dann.

Siehe auch:  (Schnell & Einfach) Excel Zeilenumbruch in Zelle

Wenn Sie das Dialogfeld “Sortieren” verwenden, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen “Meine Daten haben Überschriften” aktiviert ist.

Methode 3: So sortieren Sie in Excel alphabetisch mit Formeln

Microsoft Excel bietet eine Vielzahl von Funktionen, um viele verschiedene Aufgaben zu bewältigen. Viele, aber nicht alle. Wenn Sie vor einer Aufgabe stehen, für die es keine eingebaute Lösung gibt, stehen die Chancen gut, dass sie mit einer Formel bewältigt werden kann. Das gilt auch für die alphabetische Sortierung. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele, bei denen eine alphabetische Sortierung nur mit Formeln möglich ist.

Wie man in Excel nach Nachnamen alphabetisch sortiert

Da es im Englischen einige gängige Schreibweisen für Namen gibt, kann es vorkommen, dass Sie in eine Situation geraten, in der die Einträge mit dem Vornamen beginnen, Sie sie aber nach dem Nachnamen alphabetisch ordnen müssen:

Wie man in Excel nach Nachnamen alphabetisch sortiert

Die Sortieroptionen von Excel können in diesem Fall nicht helfen, also greifen wir auf Formeln zurück.

Mit einem vollständigen Namen in B2 fügen Sie die folgenden Formeln in zwei verschiedene Zellen ein und kopieren sie dann die Spalten hinunter bis zur letzten Zelle mit Daten:

In C2 extrahieren Sie den Vornamen:

=LEFT(B2,SEARCH(" ",B2)-1)

Ziehen Sie in D2 den Nachnamen:

=RIGHT(B2, LEN(B2)-SEARCH(" ", B2,1))

Und dann verketten Sie die Teile in umgekehrter Reihenfolge, getrennt durch Komma:

=D2&", "&C2

Die ausführliche Erklärung der Formeln finden Sie hier, jetzt wollen wir uns erst einmal auf die Ergebnisse konzentrieren:

Wie man in Excel mit Formeln alphabetisch sortiert

Da wir nicht die Formeln, sondern die Namen alphabetisch ordnen müssen, wandeln wir sie in Werte um. Markieren Sie dazu alle Formelzellen (E2:E7) und drücken Sie Strg + C, um sie zu kopieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Zellen, klicken Sie unter Einfügeoptionen auf Werte, und drücken Sie die Eingabetaste:

klicken Sie unter Einfügeoptionen auf Werte, und drücken Sie die Eingabetaste

Gut, Sie sind fast am Ziel! Wählen Sie nun eine beliebige Zelle in der resultierenden Spalte aus, klicken Sie auf der Registerkarte Daten auf die Schaltfläche A bis Z oder Z bis A, und schon haben Sie sie – eine nach dem Nachnamen alphabetisch geordnete Liste:

Klicken Sie auf der Registerkarte “Daten” auf die Schaltfläche “A bis Z” oder “Z bis A”.

Ich verstehe, dass die Verwendung von Excel eine entmutigende Aufgabe sein kann, besonders für Neulinge. Die gute Sache ist, dass es viele Online-Ressourcen gibt, die Ihnen helfen, jede Ecke von MS Excel zu manövrieren.

Dies kann eine große Herausforderung sein, besonders wenn Sie mehrere Spalten in einem Arbeitsblatt haben. Wie können Sie in diesem Fall eine Spalte sortieren und sicherstellen, dass die Zeilen intakt bleiben?

Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun, aber die beste und einfachste ist die Verwendung der Sortierfunktion in Excel.