[Gelöst] Word Überschriften Automatisch Nummerieren

Eine Aufforderung, Überschriften in einem neuen Dokument zu nummerieren, muss keinen Schrecken auslösen – es klingt nur gruselig.

Wenn Sie sich gut mit Formatvorlagen auskennen, könnten Sie eine benutzerdefinierte nummerierte Listenvorlage in Erwägung ziehen, aber das ist zu viel Arbeit. Verwenden Sie stattdessen die in Word eingebauten Überschriftenformate, um einen schmerzlosen Prozess zu erreichen.

Ich rate Ihnen, das Nummerierungsschema bereits vor dem Erstellen des Dokuments festzulegen. Der Versuch, Überschriften in einem bestehenden Dokument zu nummerieren, kann wirklich Alpträume verursachen!

Wir arbeiten mit den vorhandenen Überschriftenformaten. Wenn Sie diese Technik auf Ihre eigenen Dokumente anwenden, können Sie die Überschriftenformate so ändern, dass sie die von Ihnen benötigten Eigenschaften widerspiegeln – Sie sind nicht an die Standardeinstellungen gebunden.

Wenn jedoch die eingebauten Überschriftenformate bereits verwendet werden, weil Sie mit einem bestehenden Dokument arbeiten, müssen Sie neue Formate erstellen. Vermeiden Sie diesen Weg, wenn möglich. Wir werden die Eigenschaften für das Nummerierungsschema ändern und nicht die eigentlichen Überschriftenstile.

Ich verwende Word 2019 (Desktop) auf einem Windows 10 64-Bit-System, aber diese Technik funktioniert auch in früheren Versionen. Die Browser-Edition von 365 zeigt vorhandene nummerierte Listen an und ermöglicht es Ihnen, grundlegende Einstellungen vorzunehmen.

Sie haben jedoch keinen Zugriff auf erweiterte Einstellungen im Browser. Sie benötigen keine Demodatei, um mitzumachen.

Hinzufügen eines Nummerierungsschemas zum Überschriftenstil

Der einfachste Weg, ein Nummerierungsschema für Überschriften zu implementieren, ist das Hinzufügen eines Schemas zu einem Überschriftenstil.

Zur Veranschaulichung werden wir die Überschrift 1 ändern, indem wir ein Nummerierungsschema hinzufügen. Klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf Überschrift 1 in der Galerie Formatvorlagen (in der Gruppe Formatvorlagen auf der Registerkarte Start). Wählen Sie dann Ändern, wie in Abbildung A gezeigt, um das Dialogfeld Stil ändern zu öffnen.

Wenn Sie die Standardeigenschaften durchblättern, werden Sie kein Nummerierungsschema finden (Abbildung B). Klicken Sie auf die Schaltfläche Format und wählen Sie Nummerierung, wie in Abbildung B dargestellt. Wählen Sie das vordefinierte Schema, das am besten zu Ihren Wünschen passt (Abbildung C).

Abbildung A. Überschrift 1 ändern
Abbildung B. Wählen Sie Nummerierung über die Schaltfläche Format.
Abbildung C. Wählen Sie ein vordefiniertes Nummerierungsschema.

An diesem Punkt könnten Sie auf OK klicken und Ihr Dokument starten. Aber lassen Sie uns stattdessen das Schema ändern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Zahlenformat definieren. Klicken Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf die Schaltfläche Schriftart und wählen Sie Chiller aus der Liste Schriftart aus und klicken Sie auf OK (nur einmal).

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Klicken Sie in das Zahlenformat-Steuerelement – links neben dem Beispielzeichen – und geben Sie Überschrift ein, wie in Abbildung D gezeigt. Klicken Sie zweimal auf OK. Wenn Sie nun die Eigenschaften überprüfen ( Abbildung B), finden Sie ein Nummerierungsschema.

Klicken Sie noch einmal auf OK, um zum Dokument zurückzukehren. Überschrift 1 in der Formatvorlagen-Schnellgalerie zeigt das neue Nummerierungsschema an.

Abbildung D. Ändern Sie dieses Schema.

An die Arbeit

Das Hinzufügen eines Nummerierungsschemas zum Stil Überschrift 1 war einfacher, als Sie vielleicht erwartet haben. Jetzt ist es an der Zeit zu sehen, wie es funktioniert. Geben Sie eine einfache Textzeile ein und wenden Sie Überschrift 1 an, wie in Abbildung E gezeigt.

Abbildung E. Überschrift 1 auf einen Überschriftentext anwenden.

Fügen Sie eine zweite Überschrift hinzu und wenden Sie Überschrift 1 an, wie in Abbildung F gezeigt. Word weiß, dass das Nummerierungsschema mit der neuen Überschrift fortgesetzt werden soll, und zeigt Überschrift II anstelle von Überschrift I an. Sie können beliebig viele nummerierte Überschriften hinzufügen. Word macht das mit, solange Sie Überschrift 1 anwenden.

Abbildung F. Geben Sie neue Überschriften ein und wenden Sie Überschrift 1 an, um das Nummerierungsschema fortzusetzen.

Starten einer neuen Liste

Möglicherweise möchten Sie das gleiche Nummerierungsschema mit einem separaten Satz von Überschriften innerhalb desselben Dokuments verwenden. Glücklicherweise ist dies einfach zu bewerkstelligen:

  1. Fügen Sie eine neue Überschrift hinzu und wenden Sie Überschrift 1 an.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nummer und wählen Sie im daraufhin angezeigten Untermenü die Option Bei 1 neu beginnen (Abbildung G). Wie Sie in Abbildung H sehen können, behält Word die Nummer für die ursprüngliche Liste bei und startet sie für die neue Liste neu.
Abbildung G. Neustart der Nummerierung für eine neue Liste.
Abbildung H. Word startet die Nummerierung neu.

Diese einfache Technik ermöglicht die schnelle Bearbeitung einer einstufigen nummerierten Liste und ermöglicht die Verwendung mehrerer Listen innerhalb eines Dokuments. Sie funktioniert jedoch nicht mit mehrstufigen Listen.

Wenn Sie mit einem bestehenden Dokument arbeiten müssen, ändern Sie die Überschriftenvorlage wie oben gezeigt. Wählen Sie dann jede Überschrift aus und wenden Sie den von Ihnen geänderten Überschriftenstil an, indem Sie ein Nummerierungsschema hinzufügen.

Wie ich bereits erwähnt habe, ist dies nicht möglich, wenn das vorhandene Dokument bereits die Überschriftenvorlage verwendet. Aber wenn Sie mit der Nummerierung von Überschriften in einem Dokument konfrontiert werden, wissen Sie, dass Sie die Anfrage im Griff haben – und Sie werden keine Minute lang die Fassung verlieren.

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Sagen Sie einfach: “Ja, das kann ich machen.”

Erweiterter Modus: Wie man mehrstufige nummerierte Überschriften in Word erstellt

Was nicht funktioniert

Sie können die Nummerierungsfunktion von Word nicht verwenden, um ein mehrstufiges Nummerierungssystem zu erzeugen, selbst wenn Sie integrierte Überschriftenformate verwenden. Abbildung 1 zeigt ein Dokument mit zwei gestylten Überschriftenebenen: Überschrift 1 und Überschrift 2.

Sie können die Option Nummerierung (in der Gruppe Absatz) anwenden und Word wird die Überschriften konsequent nummerieren, aber die Funktion ignoriert unterschiedliche Ebenen; wenn Sie 1, 1.1, 2, 2.1 und 2.2 erwartet haben, werden Sie vielleicht überrascht sein.

Wenn Sie zuerst das gesamte Dokument auswählen, ignoriert die Nummerierung nicht nur die verschiedenen Ebenen, sondern nummeriert auch die Absätze!

Abbildung 1. Die Nummerierungsoption von Word kann nicht mit mehrstufigen Überschriften umgehen.

Der einfache Weg

Wenn Sie integrierte Überschriftenstile verwenden, ist das Anwenden eines mehrstufigen Listenstils so einfach wie ein paar Klicks. Positionieren Sie zunächst den Cursor an einer beliebigen Stelle im Dokument.

Klicken Sie dann auf die Option Mehrstufige Liste und wählen Sie eine Option (Abbildung 2). Wie Sie in Abbildung 3 sehen können, reichen zwei schnelle Klicks und Sie sind fertig!

Abbildung 2. Wählen Sie eine der eingebauten mehrstufigen Optionen aus der Galerie.

Wichtig ist, dass die Sammlung List Library Stile anzeigt, die mit den eingebauten Überschriftenstilen verknüpft sind. Wenn einer davon für Sie funktioniert, brauchen Sie nicht weiterzugehen.

Abbildung C. Es waren zwei Klicks nötig, um dieses mehrstufige Nummerierungsschema anzuwenden.

Anpassen

Die Standardoptionen sind die meiste Zeit über ausreichend, aber vielleicht möchten Sie die Ergebnisse ein wenig anpassen, und das ist der Punkt, an dem die Dinge ein wenig verwirrend werden können. Die Optionen sind überschaubar, aber es gibt eine Menge davon; Word kann bis zu neun Ebenen verarbeiten!

Um die Optionen zu ändern, klicken Sie auf die Option Mehrstufige Liste (in der Absatzgruppe). Word wählt alle Listen aus, die derzeit in der Listenbibliothek verwendet werden.

Unterhalb der Galerie sehen Sie zwei Optionen: Neue mehrstufige Liste definieren und Neue Listenvorlage definieren. Verwenden Sie die erste, um einen stabilen eigenen Listenstil zu erstellen und zu speichern. Die zweite verwenden Sie, um Listenstile zu ändern.

Letzteres können Sie auch verwenden, um einen neuen Stil zu erstellen. Worin liegt der Unterschied? Mit der Option “Neuen Listenstil definieren” können Sie einen Stil benennen, so dass Sie ihn später weitergeben, ändern und löschen können.

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Die meisten Anwender werden diese Option nie benötigen. Machen wir also weiter: Wählen Sie Neue mehrstufige Liste definieren. Abbildung 4 zeigt das resultierende Dialogfeld.

Abbildung 4. Öffnen Sie diesen Dialog, um eine neue mehrstufige Liste zu erstellen.

Jetzt können Sie Einstellungen wählen, die Ihren Anforderungen an die nummerierte Überschrift entsprechen:

  1. Wählen Sie die Ebene aus, die Sie ändern möchten. Sie können eine, ein paar oder alle Ebenen ändern.
  2. Wählen Sie ein Nummerierungsformat aus, das auf die gewählte Ebene angewendet werden soll, passen Sie die Formatierung an; passen Sie die Abstände und die Ausrichtung an, usw.
  3. Wiederholen Sie die obigen Schritte für jede Ebene, die Sie ändern möchten.
  4. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Um den Listenstil in einer Vorlage zu speichern, damit Sie ihn in anderen Dokumenten verwenden können, wählen Sie die Liste im Dokument aus. Rufen Sie das Dropdown-Menü Mehrstufige Liste auf und wählen Sie Neuen Listenstil definieren.

Geben Sie eine Beschreibung ein und wählen Sie Neue Dokumente auf Basis dieser Vorlage (ganz unten). Sobald Sie auf OK klicken, ist der mehrstufige Listenstil in allen neuen Dokumenten verfügbar.

Es gibt eine Vielzahl von Optionen. Sie können z. B. den Abstand zwischen der Zahl und dem Text verringern, indem Sie die Einstellung Texteinzug bei ändern.

Oder Sie können die Überschrift zentrieren, indem Sie in der Dropdown-Liste Zahlenausrichtung die Option Zentrieren wählen. Für noch mehr Optionen klicken Sie auf Mehr, um weitere Einstellungen anzuzeigen.

Sie könnten die Option Änderungen anwenden auf verwenden, wenn Sie für Ebene 1 den Nummerierungsstil I, II, III einstellen, anstatt ihn für jede Ebene zu ändern.

Um der Liste neue Ebenen hinzuzufügen, verwenden Sie einfach einen eingebauten Überschriftenstil einer niedrigeren Ebene. Um die Struktur des Dokuments visuell zu überprüfen, zeigen Sie das Navigationsfenster an: Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht und aktivieren Sie Navigationsbereich in der Gruppe Anzeigen.

Diese Funktion ist am einfachsten zu verwenden, wenn Sie sie mit den eingebauten Überschriftenstilen von Word kombinieren. Sie können jedoch auch eine benutzerdefinierte Überschriftsvorlage der Funktion für die mehrstufige Nummerierung zuordnen – es erfordert nur mehr Arbeit.

Word beherrscht neun Ebenen, aber jedes Dokument mit mehr als vier Ebenen sollte ernsthaft überarbeitet werden. Mehr als vier Ebenen werden verwirrend und, was noch schlimmer ist, unleserlich.