Tutorial

Word Inhaltsverzeichnis Formatieren

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit einem wirklich langen Dokument in Microsoft Word, z. B. einer wissenschaftlichen Arbeit oder einem großen Bericht.

Je nach Projekt kann es Dutzende oder sogar Hunderte von Seiten lang sein! Wenn ein Dokument so umfangreich ist, kann es schwierig sein, sich zu merken, welche Seite welche Informationen enthält.

Glücklicherweise können Sie in Word ein Inhaltsverzeichnis einfügen, das die Organisation und Navigation in Ihrem Dokument erleichtert.

Ein Inhaltsverzeichnis ist wie die Liste der Kapitel am Anfang eines Buches. Es listet jeden Abschnitt im Dokument und die Seitenzahl auf, auf der dieser Abschnitt beginnt. Ein wirklich einfaches Inhaltsverzeichnis könnte so aussehen:

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Sie könnten ein Inhaltsverzeichnis manuell erstellen – indem Sie die Namen der Abschnitte und die Seitenzahlen eintippen -, aber das würde eine Menge Arbeit bedeuten.

Und wenn Sie jemals beschließen, Ihre Abschnitte neu anzuordnen oder weitere Informationen hinzuzufügen, müssen Sie alles noch einmal aktualisieren.

Mit der richtigen Formatierung kann Word jedoch ein Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen und aktualisieren.

Schritt 1: Überschriftenformate anwenden

Wenn Sie eine Überschriftenvorlage anwenden, teilen Sie Word mit, dass Sie einen neuen Teil Ihres Dokuments begonnen haben. Wenn Sie das Inhaltsverzeichnis einfügen, wird für jede Überschrift ein Abschnitt erstellt. Im obigen Inhaltsverzeichnis verwendet jedes Kapitel eine Überschriftenvorlage, es gibt also vier Abschnitte.

Um eine Überschriftenvorlage anzuwenden, markieren Sie den Text, den Sie formatieren möchten, und wählen Sie dann die gewünschte Überschrift in der Gruppe Formatvorlagen auf der Registerkarte Start.

Überschriftenformate anwenden

Schritt 2: Einfügen des Inhaltsverzeichnisses

Jetzt kommt der einfache Teil! Sobald Sie die Überschriftenstile angewendet haben, können Sie Ihr Inhaltsverzeichnis mit wenigen Klicks einfügen. Navigieren Sie in der Multifunktionsleiste zur Registerkarte Referenzen und klicken Sie auf den Befehl Inhaltsverzeichnis.

Wählen Sie im angezeigten Menü eine integrierte Tabelle aus, und das Inhaltsverzeichnis wird in Ihrem Dokument angezeigt.

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Wie Sie in der Abbildung unten sehen können, verwendet das Inhaltsverzeichnis die Überschriftenformate in Ihrem Dokument, um zu bestimmen, wo jeder Abschnitt beginnt. Abschnitte, die mit einer Überschrift-2- oder Überschrift-3-Formatvorlage beginnen, werden innerhalb einer Überschrift-1-Formatvorlage verschachtelt, ähnlich wie eine mehrstufige Liste.

Ein Inhaltsverzeichnis erstellt auch Verknüpfungen für jeden Abschnitt, mit denen Sie zu verschiedenen Teilen Ihres Dokuments navigieren können. Halten Sie einfach die Strg-Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt und klicken Sie, um zu einem beliebigen Abschnitt zu wechseln.

Schritt 3: Aktualisieren nach Bedarf

Wenn Sie Ihr Dokument bearbeiten oder ergänzen, ist es einfach, das Inhaltsverzeichnis zu aktualisieren. Wählen Sie einfach das Inhaltsverzeichnis aus, klicken Sie auf Tabelle aktualisieren und wählen Sie im angezeigten Dialogfeld die Option Gesamte Tabelle aktualisieren. Das Inhaltsverzeichnis wird dann aktualisiert, um alle Änderungen wiederzugeben.

Entfernen des Inhaltsverzeichnisses

Das Entfernen des Inhaltsverzeichnisses ist einfach. Sie müssen es nur auswählen und dann im angezeigten Menü auf den Pfeil klicken.

Wählen Sie unten im Einblendmenü “Inhaltsverzeichnis entfernen”.

Ihr Inhaltsverzeichnis wird nun aus Ihrem Dokument entfernt.

Entfernen des Inhaltsverzeichnisses

Erweiterter Modus

Ein Überblick

Das Hinzufügen einer Anmerkung zum Inhaltsverzeichnis ist ein dreistufiger Prozess:

  • Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Stil für den zusammenfassenden Text und wenden Sie den Stil entsprechend an.
  • Ordnen Sie den benutzerdefinierten Stil dem Inhaltsverzeichnis zu.
  • Erzeugen Sie das Inhaltsverzeichnis.

Nachdem Sie die benutzerdefinierte Formatvorlage einer bestimmten Ebene des Inhaltsverzeichnis zugeordnet haben, kopiert Word den mit der Formatvorlage versehenen Inhalt in das Inhaltsverzeichnis auf der angegebenen Ebene (die später mehr Sinn ergibt), wenn Sie das Inhaltsverzeichnis generieren oder aktualisieren.

Sie können die Formatierung des zusammenfassenden Textes auf der TOC-Ebene ändern, ohne die Formatierung im Hauptteil des Dokuments zu ändern, und ich zeige Ihnen auch, wie Sie das machen.

Erzeugen des TOC

Um zu beginnen, müssen wir ein einfaches Inhaltsverzeichnis erzeugen, ähnlich dem in Abbildung A. Word erstellt ein Inhaltsverzeichnis mit gestyltem Text (unter Verwendung einer der integrierten Überschriftenvorlagen). Sie können das Inhaltsverzeichnis aktualisieren, indem Sie eine Formatvorlage ändern oder die Attribute einer Formatvorlage modifizieren.

Wie letzteres geht, erklären wir im ersten Artikel dieser Serie, Drei fortgeschrittene Tipps für das Word-Inhaltsverzeichnis-Feature. Um unser Beispiel zu vereinfachen, fügen wir die zusammenfassende Aussage nur auf einer Ebene des Inhaltsverzeichnisses hinzu.

Abbildung A

Beginnen Sie damit, ein einfaches Inhaltsverzeichnis zu erzeugen.

Das Beispieldokument verwendet drei Überschriftenstile: Überschrift 1, Überschrift 2 und Überschrift 3. Um das Inhaltsverzeichnis zu erstellen, positionieren Sie den Cursor, klicken Sie auf die Registerkarte Verweise, klicken Sie auf Inhaltsverzeichnis in der Gruppe Inhaltsverzeichnis und wählen Sie eine Option aus der resultierenden Galerie.

Wenn Sie Word 2003 verwenden, wählen Sie Verweis aus dem Menü Einfügen und dann Index und Tabellen. Klicken Sie auf die Registerkarte “Inhaltsverzeichnis” und dann auf OK.

Erstellen des Stils

Sie benötigen einen eigenen Stil für die zusammenfassende Aussage. Um diesen Stil zu erstellen, markieren Sie eine Instanz des Textes, den Sie in das Inhaltsverzeichnis aufnehmen möchten, und gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie die Galerie Formatvorlagen und wählen Sie eine Formatvorlage erstellen (Abbildung B). Word hebt die Formatvorlage für den markierten Text im Formatvorlagenbereich hervor. Wählen Sie in Word 2010 die Option Auswahl als neue Schnellformatvorlage speichern. In Word 2003 wählen Sie im Menü Format die Option Formatvorlagen und Formatierung und klicken dann im Bereich Formatvorlagen und Formatierung auf Neue Formatvorlage.
  • Geben Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld einen Namen für die Formatvorlage ein, z. B. TOC Summary (Abbildung C). Wir wollen die Originalattribute nicht verändern, klicken Sie also nicht auf Ändern. Wir erstellen ein Duplikat des Stils mit dem Namen TOC Summary.
  • Klicken Sie auf OK.

Abbildung B

Erstellen des Stils

Abbildung C

Abbildung C

Der markierte Text sieht nicht anders aus; das wollen wir auch nicht. Allerdings hat er jetzt zwei Stile: Normal und TOC-Zusammenfassung.

Streng genommen können Sie den benutzerdefinierten Stil erstellen, ohne Text auszuwählen, aber der obige Weg kombiniert zwei Aufgaben und ist daher effizienter. Wir haben jetzt einen benutzerdefinierten Stil und etwas gestylten Text, der den neuen Stil verwendet.

Zuordnen des neuen Stils

Nachdem Sie die neue Formatvorlage erstellt haben, können Sie diese dem Inhaltsverzeichnis zuordnen. Das ist einfach, aber der Vorgang ist Ihnen vielleicht nicht geläufig. Im Artikel vom letzten Monat habe ich den gleichen Prozess verwendet, um dem Inhaltsverzeichnis eine Nicht-Überschrift-Formatvorlage hinzuzufügen. In diesem Artikel werden wir es verwenden, um den Zusammenfassungsstil auf dieselbe Weise hinzuzufügen. Lassen Sie uns nun diesen Stil wie folgt zuordnen:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Referenzen und wählen Sie Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis. In Word 2010 wählen Sie Inhaltsverzeichnis einfügen. In Word 2003 wählen Sie Verweis aus dem Menü Einfügen und dann Index und Tabellen.

2. Klicken Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf Optionen. Derzeit sind dem Inhaltsverzeichnis drei Formatvorlagen zugeordnet (Abbildung D). Überschrift 1 ist die erste Ebene; Überschrift 2 ist die zweite Ebene; Überschrift 3 ist die dritte Ebene.

3. Um eine vierte Ebene hinzuzufügen, blättern Sie nach unten, bis Sie die Formatvorlage TOC Summary sehen, und geben Sie den Wert 4 ein (Abbildung E).

4. Klicken Sie zweimal auf OK und dann auf Ja, um das TOC-Update zu bestätigen. Abbildung F zeigt das neue Inhaltsverzeichnis mit der Zusammenfassung.

Abbildung D

Custom table of contents
Abbildung D

Abbildung E

Abbildung E

Abbildung F

Fügen Sie dem TOC eine Zusammenfassung hinzu.

An dieser Stelle könnten Sie den Stil TOC-Zusammenfassung auf weiteren Text anwenden, müssen dies aber nicht. Sobald die beiden obigen Schritte abgeschlossen sind, können Sie jederzeit kommentierten Text hinzufügen und entfernen.

Ändern des Formats

Beim Erstellen des neuen Stils haben wir vorhin das Format nicht geändert. Sie können jedoch das Format der Zusammenfassung auf der TOC-Ebene ändern. Dieser nächste Schritt mag ein wenig verwirrend erscheinen. Aber denken Sie daran, dass wir die Formatvorlage der vierten Ebene des Inhaltsverzeichnisses ändern, nicht den Text im Textkörper des Dokuments im Format “Normal”.

Um das Format für die Formatvorlage zu ändern, die der vierten Ebene des Inhaltsverzeichnisses zugeordnet ist (Zusammenfassung des Inhaltsverzeichnisses), gehen Sie wie folgt vor:

  • Wählen Sie das Inhaltsverzeichnis aus und öffnen Sie den Bereich Formatvorlagen (klicken Sie in der Galerie auf die Schaltfläche Mehr).
  • Wählen Sie TOC 4 (die vierte Ebene des Inhaltsverzeichnisses) und wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option Ändern.
  • Verwenden Sie den Dialog Stil ändern, um die gewünschten Änderungen vorzunehmen. Ich habe Kursiv gewählt und die Schriftgröße auf 8 geändert.
  • Klicken Sie auf OK. Abbildung I zeigt das aktualisierte TOC.

Mehr hinzufügen

Wenn der Stil vorhanden, zugeordnet und geändert ist, können Sie so viele Anmerkungen zum Inhaltsverzeichnis hinzufügen, wie Sie benötigen. Wählen Sie einfach die Anweisung im Text aus, wenden Sie den Stil “TOC-Zusammenfassung” an und aktualisieren Sie dann das TOC. Lassen Sie uns ein kurzes Beispiel durchgehen:

  • Wählen Sie den ersten Satz im Abschnitt Quick Themes aus und klicken Sie dann auf TOC Summary in der Quick Styles-Galerie, um den Stil anzuwenden.
  • Wählen Sie das TOC aus.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Feld aktualisieren.
  • Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld Gesamte Tabelle aktualisieren.
  • Klicken Sie auf OK und Word fügt den neuen Zusammenfassungssatz zum Inhaltsverzeichnis hinzu.

Flexibilität mit Leichtigkeit

Das Zuordnen einer benutzerdefinierten Formatvorlage zu einer Inhaltsverzeichnisebene ist eine der leistungsfähigsten Funktionen, die Word für das Inhaltsverzeichnis bietet. Sobald Sie mit den Schritten vertraut sind, werden Sie erstaunt sein, wie viele Möglichkeiten Sie haben, das Inhaltsverzeichnis eines Dokuments anzupassen. Denken Sie daran, dass es drei einfache Schritte sind:

  1. Erstellen Sie das benutzerdefinierte Format und wenden Sie es entsprechend an.
  2. Zuordnen des benutzerdefinierten Stils zu einer TOC-Ebene.
  3. Erzeugen Sie das Inhaltsverzeichnis.

Sobald diese Teile vorhanden sind, können Sie die Formatierung der zusammenfassenden Aussage ändern und jederzeit Aussagen hinzufügen oder entfernen.

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